Capturas - Nota Contable

Descripción

Permitir capturar una Nota Contable, que es un documento interno de la empresa, utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, o de operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.  Ejemplo:  la contabilización de la depreciación, la amortización, etc. 

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Proceso para Crear una Nota Contable

1) Ingresar por la ruta:  Menú - Capturas 

2) Clic en Agregar.



3) En el campo Suc:  Ingrese  el código de la sucursal, si maneja varias sucursales. En caso contrario, Business Pro asignará la sucursal por defecto.

4) En el campo Docum:  Escriba el código asignado en la configuración del documento (Ej: NC1, NC, etc,) o pulse la tecla de ayuda (F1),  y  seleccione  Nota de Contabilidad.

5) Proceda a ingresar los datos correspondientes así:

• Fecha: Fecha del documento  (Formato Día/Mes/Año).  Puede ingresar el día, el mes, al dar  ENTER,  Business Pro dejará el año que se esta trabajando.

• Consec: Ingrese el Consecutivo del documento (máximo 5 caracteres), creado en la configuración inicial. Recuerde que pueden ser letras, números ó alfanumérico. Ejemplo: “ENERO”, “01”, “ENE13”, “0107”.

• Número: Si no maneja consecutivo, ingrese el número del documento. Si los documentos están configurados autos numerados por Business Pro, automáticamente aparecerá el número del documento a crear. Después presione ENTER.

• Tercero: Ingrese el NIT del tercero si lo conoce (sin puntos, comas o dígito de verificación) o búsquelo  con la tecla de ayuda (F1),  Business Pro mostrará en orden alfabético  los terceros creados, seleccione el indicado con doble clic.   

• Si el tercero no existe Business Pro le permite crearlo automáticamente. Al ingresar el NIT Business Pro emite un recuadro que dice “Anexo NN no existe. Pulse la tecla (F2) para crearlo”. Luego le presenta el formulario de creación del tercero. Ver en Tablas – Terceros.  
• Recuerde que si la cuenta tiene configurado el Control de Terceros, el sistema no le permite seguir hasta no ingresar el tercero.

• Nombre: El sistema lo despliega automáticamente una vez ingresado el tercero.

• Documento: Utilice este campo opcional para ingresar el número del documento físico cuando este difiere del consecutivo que asigna Business Pro. Esta opción es útil con validación para no ingresar documentos repetidos a Business Pro.

• Zona: Ingrese el código de la zona a la que corresponde la transacción que se va a realizar.

• Vendedor: Ingrese  el código del vendedor al que corresponde la transacción que se va a realizar.

• Centro de costos: Si  maneja Centros de Costos,  ingrese el código correspondiente. La Tecla de Ayuda ( F1), le mostrará los centros de costo que su empresa maneja, seleccione el que desea dando doble clic. 

• Observaciones: En este campo ingrese el concepto, descripción o detalle que registrará en el documento (Ej: Depreciación mes de Noviembre 2013), o  con la tecla de ayuda (F1) seleccione el Detalle que haya creado en Tablas - Configuración – Documentos - Detalles.

6)  De clic en Detalle: Para desplegar el cuerpo o grilla de la nota contable. 

      A continuación Business Pro se ubica en el Detalle, proceda a ingresar los datos así.

• Cuenta: Ingrese el número de la cuenta contable según el P.U.C, puede hacer uso de la ayuda  (tecla  F1),   para visualizar las  cuentas contables disponibles en su Plan Único de Cuentas y  escoger las cuentas  auxiliares  a  utilizar  para hacer el asiento contable. Para seleccionar una cuenta haga un clic en el código o cuenta correspondiente.  Salir haga clic en el Botón Salir.

• En caso de no existir la cuenta Business Pro le informa que no existe y le permite crearla presionando la tecla (F2), ingrese la información de la cuenta y presione Grabar, o Cancelar si no desea crearla. 

• El  campo  que se encuentra entre Cuenta y Tercero,  resaltado en la imagen con el recuadro verde , se utiliza para realizar cruce con Cartera (C) o con Proveedores (P), según la transacción, colocando la (C) o la (P) según corresponda.

• Business Pro asociará el Tercero que se ingreso en la cabecera; sin embargo si necesita cambiarlo en el cuerpo del documento,  lo puede hacer en la columna de Tercero, pulsando la tecla de ayuda (F1) y buscándolo o  escribiendo el número de identificación.

• Valor:  Ingrese el valor del registro contable.

• En el campo (d/c)   indique D para movimientos débitos o C para movimientos créditos dentro de la nota.  

• Ingrese así uno a uno,  todos los registros contables a grabar dentro de la Nota Contable, hasta terminar de ingresarlos todos.

7)  Clic en Grabar. 

8)  Si   al   documento  se  le  configuro  impresión  del reporte, Business Pro abrirá el icono para seleccionar  la   impresora  y  confirmar  la  impresión.  De  lo contrario solo lo grabará y quedará disponible para imprimirlo posteriormente.