Capturas - Recibo de Caja

Descripción 

• Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo o en cheque recaudados por la empresa. 
• El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. 
• Generalmente es un soporte de los abonos parciales  o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado.

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Proceso para Crear un Recibo de Caja 

1) Ingresar por la ruta:  Menú - Capturas 

2) Clic en Agregar.



3) En el campo Suc:  Ingrese  el código de la sucursal, si maneja varias sucursales. En caso contrario, Business Pro asignará la sucursal por defecto.

4) En el campo Docum:  Escriba el código asignado en la configuración del documento (Ej: RC, 10, etc,) o pulse la tecla de ayuda (F1),  y  seleccione  Recibo de Caja.

5) Proceda a ingresar los datos correspondientes así:

• Fecha: Fecha del documento  (Formato Día/Mes/Año).  Puede ingresar el día, el mes, al dar  ENTER,  Business Pro dejará el año que se esta trabajando.

• Consec: Ingrese el Consecutivo del documento (máximo 5 caracteres), creado en la configuración inicial. Recuerde que pueden ser letras, números ó alfanumérico. Ejemplo: “ENERO”, “01”, “ENE13”, “0107”.

• Número: Si no maneja consecutivo, ingrese el número del documento. Si los documentos están configurados autos numerados por Business Pro, automáticamente aparecerá el número del documento a crear. Después presione ENTER.

• Tercero: Ingrese el NIT del tercero si lo conoce (sin puntos, comas o dígito de verificación) o búsquelo  con la tecla de ayuda (F1),  Business Pro mostrará en orden alfabético  los terceros creados, seleccione el indicado con doble clic.   

• Si el tercero no existe Business Pro le permite crearlo automáticamente. Al ingresar el NIT Business Pro emite un recuadro que dice “Anexo NN no existe. Pulse la tecla (F2) para crearlo”. Luego le presenta el formulario de creación del tercero. Ver en Tablas – Terceros.  
• Recuerde que si la cuenta tiene configurado el Control de Terceros, el sistema no le permite seguir hasta no ingresar el tercero.

• Nombre: El sistema lo despliega automáticamente una vez ingresado el tercero.

• Documento: Utilice este campo opcional para ingresar el número del documento de referencia de pago. (Podría ser cuando se utiliza recibo de caja provisional en este campo se registraría el número del recibo provisional.)

• Fecha Documento: Ingrese la fecha real del pago o del documento provisional cuando esta difiere de la  grabación del recibo de caja.

• Zona: Ingrese el código de la zona a la que corresponde la transacción que se va a realizar.

• Vendedor: Ingrese  el código del vendedor al que corresponde la transacción que se va a realizar.

• Centro de costos: Si  maneja Centros de Costos,  ingrese el código correspondiente. La Tecla de Ayuda ( F1), le mostrará los centros de costo que su empresa maneja, seleccione el que desea dando doble clic. 

• Observaciones: En este campo ingrese el concepto, descripción o detalle que registrará en el documento (Ej: Pago arriendo mes de Noviembre 2013)., o  con la tecla ayuda (F1), seleccione el Detalle que haya creado en Tablas - Configuración - Documentos - Detalles.

6)  De clic en Detalle: Para desplegar el cuerpo o grilla del Recibo de Caja.  

     Business Pro se ubica en el Detalle, proceda a ingresar los datos así.

• Si usted sólo posee el Módulo de Contabilidad,  proceda así:

• Cuenta: Ingrese el número de la cuenta contable según el P.U.C, puede hacer uso de la ayuda  (tecla  F1),   para visualizar las  cuentas contables disponibles en su Plan Único de Cuentas y  escoger las cuentas  auxiliares  a  utilizar  para hacer el asiento contable. Para seleccionar una cuenta haga un clic en el código o cuenta correspondiente.  Salir haga clic en el Botón Salir.

• En caso de no existir la cuenta Business Pro  le  informa  que  no existe y  le  permite  crearla presionando la tecla (F2), ingrese la información de la cuenta y presione Grabar, o Cancelar si no desea crearla. 

• Un ejemplo de contabilización de un Recibo de Caja es:

• Business Pro asociará  el  Tercero  que  se  ingreso  en  la  cabecera;  sin embargo  si  necesita cambiarlo en el cuerpo del documento,  lo puede hacer en la columna de Tercero, pulsando la tecla de ayuda (F1) y buscándolo o  escribiendo el número de identificación.

• Valor:  Ingrese el valor del registro contable.

• En el campo (d/c)   indique D para movimientos débitos o C para movimientos créditos dentro de la nota.  

• Ingrese así uno a uno,  todos los registros contables a grabar dentro del Recibo de Caja, hasta terminar de ingresarlos todos.

• Si usted posee el Módulo de Cartera y desea realizar el cruce respectivo, proceda así:

En la segunda columna digitar la letra “C” para que de esta manera Business Pro reconozca que el usuario desea hacer un cruce con el módulo de Cartera. 

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• Business Pro asociará  el  Tercero  que  se  ingreso  en  la  cabecera;  sin embargo  si  necesita cambiarlo en el cuerpo del documento,  lo puede hacer en la columna de Anexo o Tercero, pulsando la tecla de ayuda (F1) y buscándolo o escribiendo el número de identificación.

• Posteriormente, presione la tecla de ayuda (F1) en el campo Doc. Para que Business Pro genere una lista de la cartera vigente del cliente anteriormente elegido.

• Seleccione con la barra espaciadora los documentos que se van a afectar en el recibo de caja.
• Al seleccionar en la parte inferior del recuadro Business Pro va totalizando las facturas seleccionadas. 
• Al terminar de seleccionar todos los documentos a cancelar pulse clic en Aceptar para que Business Pro los traslade a la plantilla o grilla. 
• Cuando se va a efectuar un abono a una factura se debe hacer el mismo procedimiento y cuando este en la plantilla o grilla - columna “valor”, ingrese el valor del abono. 

• Ingrese el valor del registro contable.

• Indique D para movimientos Débitos o C para movimientos Créditos. 

• Ingrese así uno a uno,  todos los registros contables a grabar dentro del Recibo de Caja, hasta terminar de ingresarlos todos.

• Continúe en el paso 7.

   Para quien tenga configurada la opción de Pedir Forma de Pago:

• Ubique los valores de descuentos del Recibo de Caja (Retención, Descuento, Reteiva).

• Continúe en el paso 7.

*  Para quien tenga configurada la opción de Pedir Forma de Pago Detallada:

     Proceda a ingresar los datos así:

• FPag: (Forma de pago) con la tecla de ayuda (F1) seleccione la forma de pago (son las mismas formas de pago POS) con la que el cliente desee cancelar. Algunas formas de pago utilizadas son: efectivo, separados, cheque, tarjeta débito, tarjeta crédito, etc. 

• Nombre Forma de Pago:  El sistema muestra el nombre de la Forma de Pago seleccionada.

• Valor Pago: Ingrese el valor de la forma de pago. 

• Doc. Referencia: Ingrese el documento referencia de la forma de pago, por ejemplo, numero de un cheque o consecutivo del mismo, baucher, etc.   

• Entidad: Ingrese el nombre de la entidad de donde corresponde el documento con el que el cliente paga.  Ej. Nombre del Banco al que corresponde el cheque.  

• Tercero: Esta opción permite cruzar o trasladar la cuenta por cobrar a otro tercero, es decir, si el cliente cancela el crédito con Bono de Big Pass, al momento de realizar el recibo de caja se le cancela la cuenta por cobrar del cliente,  y  en esta casilla se ingresa con la tecla de ayuda (F1) el tercero de Big Pass,  generando una nueva cuenta por cobrar a esta entidad. 

• Nombre Tercero: Business Pro automáticamente muestra el nombre del tercero que se haya ingresado en la anterior opción “Tercero”.

7)  Clic en Grabar, una vez finalice el ingreso de los  registros  y este cuadrado el registro contable. 

8)  Si   al   documento  se  le configuro Impresión del reporte, Business Pro  abrirá el icono para seleccionar  la   impresora  y  confirmar  la  impresión. De lo contrario solo grabará la nota y quedará disponible para imprimirlo posteriormente.

Observación

• Sí  existe diferencia entre el valor del recibo y el total a recibir, el sistema no permitirá grabar el documento.